Weltreise Planung mit eigenem Fahrzeug

Dokumenten Digitalisierung für die Weltreise

Täglich kommt der Postbote und wirft deine Post ein. Diese wird geöffnet und gesammelt. Die ordentlichen unter uns sortieren die Post regelmäßig in einen von vielen Ordnern ein, manche haben eine Kiste für die Ablage. In der Kiste oder in den Ordnern verbringen die meisten Dokumente ein tristes und dunkles Dasein ohne jemals wieder angesehen zu werden.

Alle paar Jahre wird dann grob aussortiert, mit der Zeit sammeln sich aber mehr Dokumente an, als du aussortierst. So gesellt sich über die Jahre ein Ordner neben den anderen und irgendwann besitzt du ein ganzes Regal mit vollen Ordnern.

Glückwunsch, du hast Papier gesammelt!

Doch was bringen dir diese Dokumente, die du mühevoll gesammelt hast? Was bringen dir die Ordner aus dem Studium, die du immer noch hast? Was bringt dir die Rechnung deiner Unterhosen aus dem H&M von vor drei Jahren?

Mit dem Hintergrund unserer Weltreise haben wir uns eine Papier-Kur verpasst. Wir haben radikal ausgemistet und digitalisiert. Denn, alles was wir nicht mehr physisch besitzen, müssen wir nicht einlagern.

Vor allem aber müssen wir unsere Heimatbasis mit nur einem Ordner beglücken! Das macht die Verwaltung unseres Lebens deutlich einfacher!

Auch wenn du nicht auf große Reise gehst, kann dir dieser Beitrag helfen, deine Papierberge zu entrümpeln.

Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass ein Großteil der gesammelten Papiere völlig irrelevant ist.

Der restliche Teil kann mit etwas Disziplin an einem Wochenende (wenn du lange gesammelt hast, vielleicht auch zwei Wochenenden) digitalisiert werden.

Was kann überhaupt aussortiert oder digitalisiert werden?

Mit der Digitalisierung geht auf jeden Fall ausmisten einher. Viele Dokumente brauchst du weder digital, noch in Papierform behalten. Hier findest du nun eine Übersicht, was digitalisiert oder ausgemistet werden kann.

Irrelevantes Papier

Einmal im Jahr bekommst du von fast jeder Versicherung ein Update. Meistens ändert sich der Preis marginal, es passt sich irgendeine Kurve an und sonst ändert sich nichts. Beim öffnen des Umschlags wird man von Papier nur so erschlagen.

Auf dem ersten Blatt wird erklärt wofür die Post ist, die man da eben bekommen hat. Auf Blatt zwei befindet sich der aktualisierte Versicherungsschein und dann ist da immer noch ein Extra-Flugblatt oder eine neue AGB.

Von all diesen gesammelten Blättern ist also nur ein Drittel relevant. Der Rest ist von Beginn an ein Fall für den Papierkorb. Vor allem aber, brauchst du ja im Normalfall immer nur den aktuellsten Versicherungsschein. Allein mit dem Aussortieren von alten Versicherungsdokumenten kannst du dir viel Platz erarbeiten. Es gibt noch viele weitere Mitgliedschaften oder Bank-Themen, die jährlich Updates schicken – auch hier lässt sich ausmisten.

Wenn du das Gefühl hast, dass du eines dieser Dokumente zumindest in der Hinterhand haben solltest – kann man es ja immer noch digitalisieren und dann wegwerfen, dazu später mehr!

Rechnungen

Wir behalten Rechnungen vor allem von größeren Anschaffungen. Früher waren das Sofa und Fernseher, heute eher Solarpanel und Markise. Vor allem dann, wenn ein Finanzierungsvertrag dahinter steckt oder die Rechnung relevant für unsere Steuererklärung ist. Alte Rechnungen kann man wundervoll aussortieren. Gewährleistung abgelaufen? Dann kann man die Rechnung getrost komplett wegwerfen.

Ist man noch innerhalb der Gewährleistungsfrist sollte man die Rechnung zuerst digitalisieren bevor man sie entsorgt.

Die Schul- & Studienunterlagen

Wie oft schaust du in deine Studienunterlagen zu Mathe 1, Statistik, Signale & Systeme oder Elektrotechnik Grundlagen? Ich … habe die Unterlagen nie wieder benötigt. Nachdem ich die zehn Ordner vom Studium viermal umgezogen habe, sind sie endgültig dem Papierkorb zum Opfer gefallen.

Ich vermisse sie nicht!

PINs und Zugangsdaten

Du hast dich im Online Portal bei der Allianz angemeldet und die Anmeldeunterlagen kamen per Post? Deine DKB Kontodaten sind noch auf Papier niedergeschrieben? Das kann alles weg. Mit einem ordentlichen Passwortmanagement digital kann man seine gesamten PINs und Zugangsdaten digital und sicher abspeichern. 1Password  oder Keepass sind perfekte digitale Begleiter für deine Passwörter.

Gruß- und Glückwunschkarten

Für die sentimentalen Familienmenschen unter uns – sorry! Karten sind ganz toll, aber man muss nicht jede Geburtstags-, Weihnachts- oder andere Grußkarte für immer aufbewahren. Wir behalten aber auch ganz besondere Karten, vor allem die von unserer Hochzeit. Die kommen am Ende aber in eine Kiste der “Persönlichen Dinge” und haben nix bei unseren Dokumenten verloren!

Diese doofen Fristen

Da wir ja in einem Land voll wunderbarer Bürokratie leben, gilt es jedoch einige Dokumente aufzubewahren. Handwerkerrechnungen (wegen Schwarzarbeit) müssen zwei Jahre, Rechnungen für den Bau des Eigenheims (wegen Gewährleistung) sogar fünf Jahre aufbewahrt werden .

Renten-Unterlagen sollen ein Leben lang aufbewahrt werden. Ich kenne jedoch kein Gesetz, was verlangt, dass Privatpersonen diese Dokumente in Papierform aufbewahren müssen. Mehr zu Aufbewahrungsfristen kann man hier lesen.

Die Originale

Einige Dokumente behalten wir im Original. Das sind die aktuellen Versicherungsscheine, amtliche Dokumente, steuerrelevante Rechnungen oder Dokumente, Urkunden, Zeugnisse, Verträge und Fahrzeugunterlagen wie TÜV, Abgasuntersuchung oder den KFZ Brief. Auch die Reisepässe solltest du nicht in den Müll werfen, aber auf jeden Fall digitalisieren!

Daher haben wir immer noch zwei Ordner, in denen wir die wichtigen Originale aufbewahren. Du hast richtig gehört, es sind nur noch zwei Ordner für Claudia und mich gemeinsam!

Papierunterlagen
Das sind alle Papierdokumente von uns!

Und wie funktioniert das jetzt mit der Digitalisierung?

Wenn wir Post bekommen, prüfe ich ob ich es sofort wegschmeißen kann. Die monatliche O2-Rechnung wird sofort weggeworfen, wenn keine Unregelmäßigkeiten zu erkennen sind. Die restliche Post und Rechnungen werden ungefähr einen Monat lang im Posteingang im Büro gesammelt. Am Monatsende gehe ich durch die Dokumente durch, überprüfe ob ich sie wirklich benötige und digitalisiere die übrig gebliebenen mit der Dropbox App. Die gescannten Dokumente werden danach entweder weggeworfen oder im Zweifel als Original in einen unserer zwei Ordner einsortiert.

Mit DropBox digitalisieren

Das digitalisieren mit der Dropbox App ist so einfach, dass ich das gerne mit euch teilen möchte. Meine bisherigen Ansätze mit Kamera und Stativ haben mir vom Workflow her nicht in den Kram gepasst. Mit der Dropbox App kann nun wirklich jeder ganz einfach digitalisieren.

Es gibt ganz viele andere Methoden zur Digitalisierung, das ist mir bewusst! Der Einfachheit halber fokussieren wir uns aber auf diesen einen Weg!

unspecified
In der Dropbox App den richtigen Ordner wählen und dann den PLUS Button drücken.
unspecified-2
“Dokument scannen” auswählen
Dropbox digitalisierung - Scannen

Die App erkennt automatisch den zu scannenden Bereich, man muss nur noch abdrücken.
Dropbox gescanntes Dokument
Gescanntes Dokument – wer Schwarz/Weiß nicht mag, kann auch einfach ein Foto aufnehmen.
unspecified-5
Die Datei wird noch ordentlich benannt, damit man sie wiederfindet und als PNG oder wahlweise als PDF gespeichert.

 

Damit hast du in Null-Komma-Nix die Dokumente in deiner Dropbox. Nach dem Scannen, kannst du dann die Dokumente auf deinen Rechner, dein NAS, deine externe Festplatte kopieren/verschieben, falls du sie nicht in der Dropbox behalten möchtest.

Das ist auch schon der ganze Zauber. 

Starte deine Digitalisierung

Starte am besten mit Ausmisten. Stelle dir die folgenden Fragen:

  1. Was muss ich tatsächlich aufbewahren?
  2. Was ist überflüssige Information oder nur ein Anschreiben?
  3. Welche Informationen habe ich doppelt in Papierform?

Dann kannst du direkt mit der Digitalisierung starten und dich von einem Haufen Papier in deinem Leben befreien!

Bei jedem Dokument solltest du dich erneut fragen, ob du das Original aufbewahren solltest. Glaube mir, beim ersten mal behältst du noch mehr als du brauchst. Beim zweiten oder dritten Anlauf wirst du dann etwas offener mit dem Wegwerfen. Denn dann wirst du dir bewusst, dass du diese Dokumente nicht einmal gebraucht hast in der Zwischenzeit.

Wie viele Ordner hast du zuhause? Zwei? Fünf? Zwanzig? Wir freuen uns über deine Erfahrungen mit der Digitalisierung von Dokumenten.

4

4 comments

  1. Hallo Claudia und Bernd,

    ab und zu verfolge ich wie es bei Euch mit den Vorbereitungen vorangeht. Schön das trotz aller Vorbereitungsarbeiten noch Zeit bleibt darüber zu schreiben.

    Da ich beruflich viel mit dem Thema Digitalisierung und Archivierung beschäftigt bin, habe ich mich auch privat schon mit dem Thema auseinandergesetzt und unseren Papierkram erfasst. Am wichtigsten war dabei die Vergabe von Schlagworten und dem Datum des Dokuments, damit ich es später einfacher wiederfinden und veraltete Dokumente löschen kann. Dies hat bei mir mit Ausmisten aber deutlich länger gedauert als ein Wochenende. Vermutlich sammelt sich in 30 Jahren ohne Umzug auch so einiges an.

    Für die Digitalisierung der Tagespost bei längeren Reisen nutze ich den Service der E-POST. An Teilen dieses Service habe ich sogar mitgearbeitet.

    https://www.epost.de/privatkunden/brief-und-fax/taegliche-post-online-empfangen.html

    Die Qualität der Scans ist super und bis auf Kataloge wurde bei mir bisher alles eingescannt zugeschickt.
    Zusätzlich kann ich über die ePOST, Briefe aus dem Ausland erstellen und innerhalb Deutschlands drucken und zustellen lassen oder auch Faxen. Ein für Euch sicher wichtiger Nachteil sind aber die monatlichen Fixkosten.

    Ich wünsche Euch eine guten Rutsch ins neue Jahr und viel Vorfreude bei den weiteren Vorbereitungen auf das große Abenteuer.

    Jörg

    PS: Viele Gruesse von Konstanze

    1. Hallo Konstanze und Jörg,
      wie läuft denn eure Planung?

      Da habe ich wohl vor lauter Naivität vergessen, dass es Menschen gibt, die schon soooo lange Dokumente sammeln. 🙂

      Die Vergabe von Tags und die Benennung der Dokumente ist eine gute Sache. Ich komme mit dem Einordnen in eine Ordnerstruktur momentan ganz gut zurecht, aber werde auch die Bilder demnächst noch alle ordentlich benennen und verschlagworten. Mit Adobe Lightroom kann man das gut verwalten.

      Der ePost Service klingt echt toll und ich denke, das werde ich nach unserer Reise auch in Betracht ziehen. Für unsere Reise wird das allerdings aus Kostengründen nicht in Frage kommen. Wir haben unsere Homebase, die sich um genau solche Sachen kümmert. Die wichtigen Visaanträge müssen dann schlussendlich sowieso im Original gesendet werden. D.h. da kommen wir um das Versenden nach Deutschland leider nicht drum rum.

      Ganz liebe Grüße auch von Claudia,

      Cheers,
      Bernd

  2. Toller Artikel, danke.

    1. Das freut uns sehr, dass dir der Artikel gefällt!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.


*